Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях

Будущие руководители у соискателей часто спрашивают о том, есть ли у них личный автотранспорт. Вопрос этот не праздный: если работа имеет разъездной характер, а машин на всех сотрудников не хватает, вам могут предложить использовать свое авто для решения сопутствующих задач организации. Безвозмездно, конечно, этого никто делать не будет: таким сотрудникам положена компенсация за эксплуатацию личного транспорта для решения служебных вопросов. Попробуем разобраться в этом непростом вопросе и узнать, в каких случаях компания обязана или не обязана платить за использование своего авто, как оформляются такие выплаты, и на какую сумму можно рассчитывать.

Что говорит закон?

Решение использовать личный транспорт сотрудников для разъездной работы может быть удобно всем. Компания экономит собственные средства, которые могли бы быть затрачены на приобретение или аренду автомобиля, а автовладелец может с комфортом передвигаться на той машине, к которой он привык, быстро выполняя сопутствующие задачи.

Что касается законодательства, то возможность использовать авто в рабочих целях прописана в статье 188 Трудового кодекса РФ. Главное в документе – это наличие договоренности сторон либо согласие или осведомленность Работодателя о том, что работник использует личный автомобиль в его интересах. Она может быть разовой или регулярной. По закону компенсация выплачивается независимо от того, сколько раз использовалось авто для нужд фирмы, как часто это происходит, сколько по времени эксплуатируется машина.

Есть несколько моментов, на которые нужно обратить внимание обеим сторонам – и сотруднику, и работодателю.

• Легальность взаимодействия. Она будет основана на соглашении о покрытии расходов, заключенном между двумя сторонам. В документе указывают автомобиль какой марки будет использовать служащий, в каком году выпущен автотранспорт. Здесь же найдет отражение и другая информация – например, сумма компенсации, права и обязанности сторон, сроки выплат, необходимые расчеты.
• Когда выплачивается компенсация за использование авто, в том числе дополнительные компенсации, связанные с таким использованием.
• Документальное подтверждение. В частности, компенсационные выплаты за использование личного автотранспорта в служебных целях назначаются, если есть дополнительное соглашение с работником.
• Иные условия.

Если у работника есть подозрение, что в компенсационных выплатах ему отказывают необоснованно, лучше обратиться за помощью к специалистам. Компания, основной специализацией которой является юридический консалтинг, поможет в решении этого непростого вопроса.

Кому и сколько платить?

Другим важным нормативным актом является Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Указанное Постановление задает верхнюю планку выплат, с точки зрения налогообложения:

• легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. (включительно) – 1200 руб. в месяц
• легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. – 1500 руб. в месяц
• мотоциклы – 600 руб. в месяц

По договоренности суммы могут быть выше, но учет организации это в расходах может вызвать вопросы со стороны проверяющих. При этом стоит отметить, что Трудовое законодательство не ограничивает размер компенсации.

Официальное оформление возмещения

Чтобы назначить выплаты за использование автотранспорта в служебных целях, нужно заключить соглашение между сотрудником и работодателем и подготовить соответствующий приказ. В приказе должны быть прописаны все условия сотрудничества: время действия соглашения, установленный размер выплаты, перечислены документы, подтверждающие право собственности автомобиля, иная информация – например, указание модели, марки и цвета машины.

Единого шаблона для такого приказа нет – он оформляется индивидуально. Работник должен быть ознакомлен с этим приказом под роспись. Если есть какие-то вопросы относительно определения размера выплат и оформления таких сотрудников, проконсультируйтесь с представителями консалтинговых компаний.